Byrådssekretariatet og HR

Betjening af Byrådet, direktionen, koncernledelsen og udvalg

• Politiske møder: Sekretærfunktion for Byrådet, Økonomi- og Erhvervsudvalget, fagudvalg og eventuelle opgaveudvalg.
• Politiske arbejdsformer: Understøttelse af udviklingen af Byrådets og udvalgenes arbejdsformer, herunder udvalgenes politikformulering, politikkontrol og årsplanlægning.
• Direktionsmøder: Proces- og projekttilrettelæggelse af direktionens udviklingsprojekter, for eksempel kontraktholderdage og ledertræf.
• Koncernledelsesmøder: Proces- og projekttilrettelæggelse af koncernledelsens udviklingsprojekter.
• Udviklingsarbejde: Koordinering af direktionens arbejde med Direktionens UdviklingsSpor – DUS – og det missionsorienterede udviklingsarbejde.
• Valg: Afvikling af valg.

HR, organisations- og ledelsesudvikling

• HovedMED-udvalget: Planlægning af møder samt proces- og projektledelse af indsatser.
• MED-organisationen: Understøttelse af arbejdet i organisationen.
• Ledelsesgrundlag og ledelsesudvikling: Koordinering og understøttelse af arbejdet, herunder planlægning af kontraktholderdage og ledertræf.
• Ledere: Ledelsessparring, lederrekruttering og udvikling af ledertalenter.
• Koncepter: Udvikling af koncepter for blandt andet god modtagelse af nye kollegaer, god fratrædelse, seniorindsatsen og lederudviklingssamtaler.
• Ledelsesevaluering: Ledelsesudvikling og ledelsesevaluering med afsæt i ledelsesgrundlaget.
  Kompetenceudvikling: Generel kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere.
• Den attraktive arbejdsplads: Tværgående udviklingsprojekter, for eksempel En fremtid med fuldtid.
  Personaleredegørelse: Personaleredegørelse for Skanderborg Kommune og kontraktenhederne i ledelsesinformationssystemet Targit.
• Rekrutteringssystem: Administration af rekrutteringssystemet.
• Lederrekruttering: Understøttelse af lederrekrutteringer, herunder udarbejdelse af personprofiler.

Borgmester- og direktionssekretariatet

• Mødeplanlægning: Praktisk planlægning og udsendelse af dagsordener til møder i direktionen, Økonomiudvalget og Byrådet, herunder annoncering og dagsordener til Byrådets spørgetid.
• Mødekalender: Administration af den politiske og administrative mødekalender.
• Sekretærfunktion: Kalenderstyring, håndtering af henvendelser og klager, mødeplanlægning og journalisering for borgmesteren og direktørerne.
• KL’s topmøder: Deltagelse i topmøderne.
• Arrangementer: Afvikling af blandt andet nytårskure, grundlovsceremoni og flagdag.
• Personale: Håndtering af ansættelser, introforløb for nye medarbejdere og sygemeldinger.
• IT-udstyr: Administration af IT-udstyr til byrådsmedlemmer.
• FirstAgenda: Brugeradministration.
• Økonomi: Betaling af regninger og bogføring.

Nævnsekretariatet

• Huslejenævnet: Sekretariatsbetjening.
• Beboerklagenævnet: Sekretariatsbetjening.
• Bevillingsnævnet: Sekretariatsbetjening.
• Hegnssynet: Sekretariatsbetjening.
• Feriefonden: Sekretariatsbetjening.
• Grundlisteudvalget: Udpegning.
• Partistøtte: Udbetaling af støtte.

Post- og journalfunktionen

• Fysisk post: Skanning og fordeling af fysisk post og pakker.
• Digital post: Modtagelse og fordeling af digital post samt udvikling af den digitale posthåndtering.
• SBSYS: Systemejerskab, herunder systemudvikling, systemtest, fejlhåndtering, support, brugerunderstøttelse og datasikkerhed.
• Dokumentskabeloner: Udvikling, drift og undervisning.
• Arkivering: Aflevering af arkivsystemer og sletning af data.
• FirstAgenda: Brugeradministration og support.
• Valg: Afvikling af valg og indberetninger i KMD’s valgsystemer.

Kommunikation

• Hjemmeside: Udvikling og drift af www.skanderborg.dk.
• Intranet: Udvikling og drift af kommunens intranet.
• Indhold: Produktion af nyheder, pressemeddelelser, talepapirer, SoMe-opdateringer og mobilvideo.
• Pressehåndtering: Rådgivning af direktionen samt aftale- og kontraktholdere.
• Webtilgængelighed: Rådgivning om webtilgængelighed.
• Sociale medier: Redaktørfunktion og rådgivning.
• Krisekommunikation: Rådgivning og udførelse af krisekommunikation.
• Kommunikationsrådgivning: Generel faglig rådgivning og bistand til direktionen samt aftale- og kontraktholdere.
• Annoncer og kampagner: Håndtering af annoncer og rådgivning om annoncering og kampagner.
• Grafisk service: Produktion og rådgivning, for eksempel i forbindelse med arrangementer.

Løn

• Lønadministration: Udvikling samt korrekt og stabil drift af lønadministrationen i forhold til alle eksterne samarbejdspartnere. Opgaven omfatter også samspillet mellem den centrale lønadministration og de decentrale enheder.
• Dagpenge og refusioner: Sikker drift i tæt samspil med de decentrale enheder.
• Generel rådgivning: Rådgivning om løn, arbejdstid og overenskomstforhold til aftale- og kontraktholdere, ledere og administrative medarbejdere.
• Lønforhandling: Rådgivning om individuelle lønforhandlinger og forhåndsaftaler samt statistikmateriale til den årlige lønforhandling. Opgaven løses i tæt samspil med aftale- og kontraktholdere og ledere.
• Lønsystemer: Undervisning i ELA Lønservice, lønforhandling, personalemapper og personaledokumenter.
• Overenskomster: Undervisning i nye tiltag på overenskomstområderne.

Personale

• Ledelsessparring: Understøttelse af ledere i at udøve god ledelse i personalesager.
• Kvalitetssikring: Sikring af saglighed, ordentlighed og gode processer i konkrete personalesager og ved organisationsændringer.
• Samtaler: Deltagelse i svære samtaler, tjenstlige samtaler og sygesamtaler.
• Personalejura: Generel rådgivning om ansættelsesretlige emner.
• Forhandlinger: Generelle forhandlinger og specifikke forhandlinger i afskedigelsessager, niveausager og overordnede forhåndsaftaler.
• Afskedigelser: Administration og rådgivning før, under og efter afskedigelsessager samt udarbejdelse af fratrædelsesaftaler.
• Personaleredegørelse: Udarbejdelse af personaleredegørelsen.
• Signatur: Administration af rekruttering af nye medarbejdere.
• Tjenestemænd og pension: Håndtering af opgaver vedrørende tjenestemænd og pension.

Arbejdsmiljø og forsikring

• Forsikringer: Drift og udvikling af Skanderborg Kommunes forsikringer.
• Forebyggelse: Rådgivning og sparring om kommunens ansatte, borgere, aktiver og værdier.
• Skader og erstatninger: Behandling af skadesanmeldelser, udbetaling af erstatninger og opkrævning af præmier.
• Arbejdsmiljø: Understøttelse af den generelle arbejdsmiljøindsats og rådgivning af arbejdsmiljøorganisationen.
• Sundhedsordning: Drift af sundhedsordningen og motionscentre.
• 3i1: Proces- og projektledelse af trivselsmålinger, arbejdspladsvurderinger og ledelsesevalueringer.
• Psykologordning: Administration af psykologbistand til kommunens ansatte i samarbejde med arbejdsmiljøkoordinatoren.

Jura

• Juridisk rådgivning: Rådgivning om retlige emner inden for Skanderborg Kommunes virksomhed.
• Problemstillinger: Identifikation af juridiske problemstillinger i konkrete sager.
• Løsningsmuligheder: Redegørelse for mulige løsninger på juridiske problemstillinger.
• Beslutninger og løsninger: Juridisk optimering af beslutninger og løsninger.
• Kvalitetssikring: Kvalitetssikring af sagsbehandling, afgørelser og besvarelser.
• Sagsbehandling: Overtagelse af sagsbehandlingen ved specifikke juridiske problemstillinger.
• Ekstern bistand: Vurdering af behovet for ekstern juridisk bistand.