Kommunikationspolitik

Skanderborg Kommune er interessant for omverdenen både lokalt, regionalt og indimellem også nationalt.

De beslutninger, Byrådet træffer og de opgaver, vi udfører, har stor betydning for både borgere, virksomheder og foreninger. Derfor er der også et stort ønske om at kunne følge mere med i det, der foregår rundt
omkring i kommunen.

Det skal vi være bevidste om i vores kommunikation, og vi skal styrke fortællingerne om de mange beslutninger, der træffes og de væsentlige indsatser, der sættes i søen.

Den gode historie kan fortælles gennem mange forskellige kanaler ofte samtidigt, så vi rammer vores målgrupper i deres hverdag.

I nogle tilfælde er den lokale presse bedste kanal til at nå vores målgrupper. I andre situationer er det vores egne digitale platforme og sociale medier, som virker bedst. Det kan også være via events, annoncer eller udendørsskiltning fx i byrummet, at vi fanger folks opmærksomhed i farten.

Vores samarbejde med pressen er åbent og aktivt. Vi er tilgængelige, så vidt det er muligt. Der er ledelsesmæssig opbakning til, at medarbejdere kan udtale sig om egne fagområder og om emner, hvor den politiske retning allerede er fastlagt.

Kritiske historier håndterer vi med åbenhed og professionalisme – også når sagen er svær.

Skanderborg.dk har ca. 110.000 besøg i kvartalet, og offentlig service er i høj grad blevet lig med digital service. Flere og flere brugere søger information og betjener sig selv via hjemmesiden, og den er for mange borgere, virksomheder og samarbejdspartnere det første og måske eneste møde med Skanderborg Kommune.

Derfor skal vi have øget fokus på gode brugeroplevelser og relevant serviceinformation – hvor vi besvarer brugernes spørgsmål i et klart og aktivt sprog, der er tilpasset skærmen.

Vi skal arbejde mere med ensartethed og godt sprog, når vi beskriver vores serviceydelser og indsatser, så borgere og virksomheder kan finde det, de leder efter, og de kommunale serviceområder er beskrevet dækkende og informativt. Det skal derudover være let at se, hvor man kan henvende sig, hvis ikke man umiddelbart kan få svar på sine spørgsmål.

Hjemmesiden skal løbende have et indholdsmæssigt servicetjek, og vi skal gøre analyseværktøjer tilgængelige for den enkelte lokale redaktør, så han eller hun kan arbejde mere målrettet med at forbedre kvaliteten, udbygge indholdet og søge-optimere siderne.

Alle brugere skal i princippet kunne tilgå vores hjemmesider problemfrit. Derfor arbejder vi målrettet på at kunne leve op til lovkravene omkring webtilgængelighed, så siderne kan bruges uanset udfordringer med syn, hørelse, motorik, ordblindhed og lignende.

Omkring halvdelen af alle besøg på skanderborg.dk er fra brugere med mobiltelefon. Derfor skal vi sikre, at så meget indhold som muligt på hjemmesiden kan tilgås let fra mobiltelefoner og tablets. Helt konkret betyder det, at vi så vidt muligt undgår at lægge eksempelvis pdf-filer op på siden. 

Klar kommunikation forebygger misforståelser, tvivl og utilfredshed.

Vi skal prioritere og gøre os umage i vores skriftlige kommunikation, når vi er i dialog med omverden. Vi forklarer de fagord, vi er nødt til at bruge, når vi eksempelvis skriver breve eller mails til borgere eller virksomheder.

Vi skriver aktivt og undgår fyldord og lange indviklede sætninger. For os er en god og imødekommende tone med borgere, virksomheder og samarbejdspartnere en selvfølge, og en forudsætning for at skabe tillid, samarbejde og gode løsninger.

Derfor kommunikerer vi venligt og i øjenhøjde med modtageren – både skriftligt og mundtligt. Når vi skriver til borgere, er det som udgangspunkt med tiltaleformen ”Kære Fornavn Efternavn” eller som en spejling af den tiltaleform, vi tiltales med.

Vi lægger vægt på, at modtageren føler sig hørt i vores kommunikation. Vi begrunder vores beslutninger og er respektfulde – ikke mindst når budskabet er svært.

Vi vælger den bedste kommunikationskanal til formålet f.eks. kan det være en god idé at uddybe skriftlige afgørelser eller andet over telefonen, så borgeren får mulighed for at stille supplerende spørgsmål til en sag.

God intern kommunikation er en forudsætning for, at ansatte i Skanderborg Kommune kan samarbejde, agere effektivt og bruge hinandens fagligheder. Samtidig kan det være med til at øge arbejdsglæden.

Som organisation vil vi styrke den interne kommunikation. Alle har et medansvar i forhold til at sikre, at den fungerer godt.

Vi ønsker at gøre væsentlige beslutninger mere synlige i organisationen. Det kan eksempelvis være beslutninger fra MEDorganisationen, fra direktion eller koncernledelse.

Det centrale intranet skal i højere grad være bindeled i den interne kommunikation og skabe større sammenhæng på tværs af organisationen.

Derudover skal der arbejdes videre med at lave godt og relevant indhold, som er tilpasset til skærmmediet, og som kan bidrage til, at medarbejdere i Skanderborg Kommune kan løse deres arbejdsopgaver bedst muligt.

Ligesom for hjemmesiden gælder det, at alle brugere uanset handicap i princippet skal kunne tilgå vores intranet problemfrit. Derfor arbejder vi også her med webtilgængelighed, så siderne kan tilgås uanset udfordringer med syn, hørelse, motorik, ordblindhed etc.